■仕事のルール７８「書類のファイリングを即座にしよう」

　整理整頓はとても重要です。きれいな場所で仕事をする方がいいというのはあたりまえなのですが、一つ一つ片付ける時間と手間を考えても、効率は整理していた方が上がります。そこで、整理の仕方というものがあります。それは、結局は自分で見つけなければいけないのですが、私の方法のポイントを紹介します。

　最初の仕事だった場合、その仕事は一つの仕事としてファイルします。袋に入れて、その袋に仕事の件名を書くだけでもいいでしょう。そんな仕事の件名が書かれた袋が３つ４つ揃ったときに、一度、全て取り出してみましょう。仕事という縦割りのパッケージだけではなく、横に関連性のあるパッケージが見つかりませんか？市場調査情報など、１つの仕事だけで他の仕事には使わないというものではありませんし、また、そのような情報があれば、企画のヒントになったりもします。

　書類のファイリングは、自分で創意工夫して、できるだけ使いやすく、取り出しやすくしましょう。タイトルには日付を入れたり、キーワードを書き込んだりなど、自分なりのジャンル分けをすれば完璧です。

　どのファイリング方法を採用するにしても、絶対にしなければならないことがあります。それは、仕事の情報や資料ができたら、即座にファイリングすることです。時間があるときにファイルを作ろうと思っていたら、どんどん違う情報や資料ができ、溜まっていきます。そのうち、前の情報や資料が必要になるわけですが、ファイリングしていないですから、探し回って時間とエネルギーのロスをします。その上、締め切りに間に合わなくなる等、仕事上でのダメージが発生します。ですので、絶対に情報や資料を溜めず、すぐにファイリングすることです。

　このように、ファイリングがきちんとできていないと、いざ必要となった時にどこにあるのか、探すことから始めないといけません。それは時間の無駄でファイリングしている意味がありません。効率よく、物事を行うためにも、ファイリングは大きな武器になるのです。

　人のファイリング方法を真似ても、自分に合っていなかったり、上手くいかないことが多いので、自分独自のファイリング方法を見つけ出し実行してみて下さい。