■仕事のルール９８「FAXの宛先が複数人の場合、宛先全員にコピーして渡そう」

　プロジェクトをチームを組んで外部と動かす作業をしている時には、よくチーム宛にファックスなり書類なりが送られてくることがあります。また宛先が複数名になっていることもあります。

　そんな書類を手にしたら、どうしますか？連名になっている中で、決定権を持っている人だけにそれを渡すのでしょうか？

　その書類を送った人は、チーム全員、連名者全員にできるだけ早く読んでもらいたいと思っているから、そのような送り方をしているのです。ですから、代表者だけでなく、全員にコピーして渡すのがあたりまえなのです。

　ある時、あるプロジェクトチームに書類をファックスしたことがあります。あえて、チーム名にしたのは、そこに書かれている事項は、チーム全体が共通認識として持っておいて欲しい事柄だったからなのです。送った私としては、当然チーム全体が読んでいるものと思っていました。

　従って、次の全体会議の際には、共通認識を前提に話を進めたのです。

　しかし、出てくる質問のほとんどが、その書類に書かれていることについてで、しかも、その書類の内容を全く把握していないことが分かる質問でした。最初は一人だけ理解していないのかなぁと思っていたところ、ほとんどがそうだった時に初めてあの書類が全員に配られていないことが分かりました。

　そこで、書類をその場でコピーしてもらい全員に配り、書類の内容説明に切り替えたのです。実はその時間がもったいなかったために事前にファックスしたのですが、その意図をこの書類を最初に受け取った人も、次に受け取った人も理解していなかったということです。

　今は書類をメールで添付して送ることも多くなりました。読んで欲しい人には、同報で送れば済むというのが実情です。しかし、まだファックスで送るということも多くあります。

　弊社では、連名やチーム名の宛先のファックスを受け取った時には、受けた人が責任を持って全員に行き渡るようにコピーするよう徹底しています。新人たちには、わざわざ連名やチーム名にして送ってきている意味を考えなさいと先日話したばかりです。